VB GO - Het stabiliseren van processen

Huybregts Relou is gespecialiseerd in het uitvoeren van (nieuw)bouwprojecten. Die horizon is sinds een aantal jaar verbreed door ook meer focus te gaan leggen op groot onderhoudsprojecten. Hiervoor is inmiddels een gespecialiseerd organisatieonderdeel met een nieuwe aanpak, genaamd VB GO, opgetuigd. VB GO is een interactief programma om het onderhoudsproces in bewoonde situaties te verbeteren. Door middel van ketensamenwerking in continuproductie is het bedrijf inmiddels volop bezig bij vaste klanten met meerdere doorlopende onderhoudstrajecten. Daarvoor was een omslag nodig.

Directeur Paul Uppelschoten vertelt in het kantoor in Son trots over de omslag die zijn bedrijf maakte. Terwijl hij naar een poster achter hem wijst vertelt hij over de eerste stappen die Huybregts Relou nam om de nieuwe specialisatie eigen te maken. "We hadden hier een plaatje hangen met een holbewoner die een kar trekt met vierkante wielen. Op de achtergrond stond iemand met ronde wielen en die zei 'je kunt ook deze pakken'. De kartrekker met de vierkante wielen antwoordde daarop 'ik heb nu geen tijd, ik ben druk bezig'. Wij hadden het gevoel dat we op een kruispunt stonden. Onderhoudsprojecten kostten ons veel energie op de wijze zoals we dat gewend waren. Dat wilden we graag anders zien. Dus hadden we "ronde" wielen nodig. We hebben eigenlijk met VB GO onze ronde wielen uitgevonden." Bas van der Zanden, planontwikkelaar Groot Onderhoud, heeft het gevoel dat het bedrijf volledig in control is. "Vroeger hadden we bij de start van een project te vaak de neiging om meteen te gaan rennen. Nu maken we draaiboeken voor projecten en plannen we al jaren vooruit. VB GO is eigenlijk ook het stabiliseren van processen. Vanaf initiatief tot en met beheer en onderhoud kijken we naar een project door de ogen van de klant."

Processen onder de loep

Met begeleiding van Noorderberg & partners is Huybregts Relou een analyseproces ingedoken en hebben ze aan de hand van diverse stappen ontdekt wat het beste bij hen past. Commercieel manager Giel van den Aker: "We namen al onze processen onder de loep en keken wat er op technisch, maar zeker ook op sociaal vlak nodig zou zijn. Wat voor nieuwe functierollen zijn nodig?" Er volgden interne sollicitaties en zo is er een multidisciplinair en gespecialiseerd team ontstaan. De lijnen binnen dat team zijn kort en er zitten functionarissen die net een kwinkslag anders zijn dan dat we gewend waren met nieuwbouwprojecten. Het is niet zo dat we compleet anders werken, maar er zijn genoeg verschillen om dingen wel echt een goed gesprek hoeft niet altijd over werk te gaan.

Zo heet de werkvoorbereider nu projectcoördinator en houdt deze zich onder andere bezig met vergunningen, flora en fauna, afstemmingen, en soms wat minder met alleen de techniek. Ook zijn er nieuwe niet-technische functies ontstaan op het gebied van communicatie en het begeleiden van huurders op locatie."

Bas van der Zanden ondervond in de praktijk het belang om mee te veranderen met de markt. "Bij nieuwbouwprojecten werd na afloop weleens gevraagd of we ook groot onderhoudsprojecten verzorgden. Als je de klant dan 'nee' verkoopt, groeit ook de kans dat ze de volgende keer hun nieuwbouwproject onderbrengen bij een ander." Van den Aker sluit zich daarbij aan: "We willen een partij zijn die met de klant spart en meegroeit met de markt. Ik denk dat we dat wel voor elkaar hebben gekregen met VB GO. Zodoende hebben we ook een planontwikkeling voor bestaande bouw opgetuigd."

Werkplezier

Door het personeel werd positief gereageerd op de veranderingen, vertelt Van den Aker. "We merkten aan onze mensen dat er onderscheid was in de voorkeur voor nieuwbouw- of onderhoudsprojecten. Tussen de werkzaamheden bij een nieuwbouwproject of een renovatieproject zitten veel verschillen. De bewoonde bouwplaats en de sociale aspecten vragen om andere vaardigheden. Het is belangrijk om aan het personeel te vragen wat ze nu precies leuk vinden om ze te blijven boeien en binden aan ons familiebedrijf. Welke ruimte zien zij zelf om de organisatie te verbeteren? En wat zouden ze anders willen doen? Het is belangrijk dat het werk zorgt voor voldoende uitdaging en voldoening maar ook de bereidheid om mee te gaan in de veranderingen."

Mark van Diessen, projectleider bij Huybregts Relou, was voorheen altijd te vinden bij nieuwbouwprojecten, maar ketensamenwerking leek hem erg interessant. "Eerlijk gezegd stoorde ik me heel erg aan het feit dat mensen in de bouw heel individualistisch bezig zijn. Bij ketensamenwerking zie je dat veel minder en werk je met z'n allen aan één project en ga je aan de slag om een renovatieproject tot een succes te maken. We werken hierbij dan meer alsof we samen één bedrijf zijn. Niet meer ieder voor zichzelf, dat vind ik er mooi aan." Uppelschoten vult hem aan: "Het zit in onze genen als familiebedrijf dat we in zijn voor een experiment. Het was in het begin ook wel spannend natuurlijk. We moesten wennen om over de projecten heen afspraken te maken en niet meer per project alle partijen opnieuw te selecteren. De eerste reactie was vaak nog 'waarom?'. Sommige systemen zijn zo vastgeroest, dat het heel moeilijk is om over te gaan naar iets nieuws. Dat is helemaal goed gekomen. Er ontstaan mooie banden en gezamenlijke belangen waarbij je op elkaar leunt en steunt omdat je langdurig samenwerkt. Niemand in het team wil dat de samenwerking mislukt."

Luisteren naar elkaar

Door project overstijgende samenwerking binnen het groot onderhoud zijn de onderlinge banden sterker geworden. "Als je me vraagt wat deze nieuwe werkwijze onderling heeft opgeleverd, dan denk ik oprecht dat dat heel veel goede werkrelaties en gesprekken zijn", vertelt Van den Aker trots. "Het beste gesprek is vaak een gesprek wat even niet inhoudelijk over het werk gaat. Op dat moment heb je respect voor elkaar, je toont interesse in elkaar en je luistert naar elkaar. Nu we het erover hebben ben ik blij dat we zo'n mooie lijst met opdrachtgevers hebben. We kennen elkaar écht en we zijn in staat om de stap naar één gezamenlijk belang te zetten." Ook planontwikkelaar Van der Zanden merkt verschillen in zijn dagelijkse werkzaamheden. "Voor mij was het groot onderhoud nieuw. Anderhalf jaar geleden werd mij gevraagd of ik mee wilde helpen aan het vormgeven van VB GO. Ik heb in de groot onderhoudsprojecten allerlei nieuwe mensen leren kennen. In de praktijk bleek het soms lastig te zijn om door te dringen tot de kernvragen die van belang zijn voor een geslaagd project. Je gaat in zo'n proces een gezamenlijke zoektocht aan met veel variabelen en onzekerheden. Ik merk nu dat er iets is veranderd. Het werken aan de onderlinge werkrelaties in een meer vertrouwde sfeer, zorgt ervoor dat we steeds slagvaardiger worden in het maken van de diverse belangenafwegingen. Sommige systemen zijn zo vastgeroest, dat het moeilijk is om over te gaan naar iets nieuws en keuzes in het voortraject. Er is lef nodig. Neem de tijd om ook tussentijds met elkaar te evalueren en de werkrelatie ook eerlijk te benoemen. Zijn we goed bezig en zijn de verwachtingen over en weer nog op orde? Het gaat niet alleen om een lage prijs of hogere omzet voor de aanbieder, nee, wat is de beste toepassing of de beste aanpak voor dit specifieke project bij die klant? En dat is maatwerk en vergt veel flexibiliteit. Onze modellen van VB GO zijn hierbij van toegevoegde waarde om vanaf initiatief onze klanten te kunnen ontzorgen."

Lean management

Paul Uppelschoten: "Dit soort processen zijn natuurlijk mooi, maar we moeten ook kijken wat het ons oplevert en wat onze 'stip' is waar we naartoe werken. We noemden net de keten al. We willen elke keer de lat hoger leggen en continu verbeteren samen met onze bouwpartners maar zeker ook samen leren met onze klanten. We zijn nu ook verder wat betreft lean management. Toen we naar onze procesanalyse keken in onderhoud, konden we ons afvragen 'waar zit het productie- en tijdverlies nu precies in? Continuïteit georganiseerd krijgen is ontzettend belangrijk. Het betekent dat je vaker vooruit plant en nagaat wanneer je besluiten en voorbereidingen nodig hebt om de productie te kunnen laten doorlopen. Als je kijkt naar het aantal productieve dagen per jaar dat je kunt produceren, valt er heel veel af door gaten in de programma's en geen goede projectaansluiting."

Dit hebben we nu anders georganiseerd. De treintjes die we maken, zijn doorlopend. Daarbij plannen we nu vier jaar vooruit en weten dus wat we over vier jaar in welke wijk gaan doen. We gebruiken hierbij ook per klant onze model draaiboeken en hulpmiddelen vanuit VB GO om te blijven leren en niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden op een project. Omdat het nu beter georganiseerd is, kun je ook op hoger niveau samenwerken met klanten en bouwpartners. Ook de doelstellingen die we nastreven blijken in lijn te liggen met die van onze klanten zelf: meer zekerheid en duurzaamheid in de grote verduurzamingsopgave van bestaande woningen die we met elkaar nog te doen hebben! Naast meer plezier in ons werk zijn we ervan overtuigd dat we met onze VB GO aanpak op het goede spoor zijn beland! Door deze nieuwe werkwijze zijn we er met onze teams in geslaagd om dit jaar weer meer duurzame woningen op te leveren met tevreden bewoners, ondanks de COVID-19 belemmeringen! We hebben in ons vizier inmiddels ruim 2.000 nieuwe woningen om aan te pakken. We hebben een succesformule in handen!